Comment préparer son entreprise à la facturation électronique ?
Outils, organisation, données et processus : découvrez les principaux éléments à anticiper pour préparer votre entreprise à la réforme de la facturation électronique et éviter une transition dans l'urgence.
Les 5 éléments à préparer en priorité
- Vos outils : logiciel de facturation, comptabilité et solutions connectées.
- Vos données : clients, fournisseurs, informations fiscales et données nécessaires à vos factures.
- Vos processus : création, validation, émission, réception et suivi des factures.
- Votre organisation : rôles, responsabilités et gestion des factures reçues.
- Votre solution : vérifier la compatibilité de votre environnement avec la réforme et anticiper les évolutions nécessaires.
Pourquoi préparer son entreprise à la facturation électronique ?
La facturation électronique ne consiste pas simplement à remplacer une facture papier ou un PDF par un autre format.
Elle implique progressivement de faire évoluer les outils, les données et les processus utilisés pour créer, transmettre, recevoir et traiter les factures.
Pour une entreprise, la meilleure stratégie consiste donc à anticiper les changements plutôt qu'à attendre l'échéance réglementaire pour commencer à modifier son organisation.
Étape 1 : faire un état des lieux de votre organisation
Avant de choisir une nouvelle solution, commencez par comprendre comment fonctionne actuellement votre facturation.
Posez-vous les bonnes questions
- Comment créez-vous actuellement vos factures ?
- Quel logiciel utilisez-vous ?
- Comment envoyez-vous vos factures aux clients ?
- Comment recevez-vous les factures de vos fournisseurs ?
- Où sont stockées vos factures ?
- Qui contrôle les factures avant leur envoi ?
- Comment suivez-vous les factures impayées ?
- Votre comptabilité est-elle connectée à votre facturation ?
Cet état des lieux permet d'identifier les tâches manuelles, les doublons et les éventuels points de blocage.
Étape 2 : vérifier ses outils de facturation
Le logiciel de facturation constitue l'un des éléments centraux de la transition.
Mais changer immédiatement d'outil n'est pas forcément nécessaire. La première étape consiste à déterminer si votre environnement actuel peut évoluer.
Vérifiez notamment :
Votre logiciel de facturation
Vérifiez ses fonctionnalités actuelles et ses possibilités d'évolution dans le cadre de la réforme.
Votre comptabilité
Analysez les échanges de données entre votre facturation et votre environnement comptable.
Vos outils complémentaires
Identifiez les CRM, outils de paiement, logiciels de gestion ou solutions d'archivage utilisés autour de la facturation.
Étape 3 : préparer et fiabiliser ses données
La qualité des données devient particulièrement importante dans un environnement où les informations de facturation sont davantage structurées et échangées électroniquement.
Une transition vers la facturation électronique est donc une bonne occasion de réaliser un véritable nettoyage de votre base clients et fournisseurs.
Vérifiez les informations de vos clients
- raison sociale ;
- nom et prénom lorsque nécessaire ;
- adresse ;
- numéro SIREN ou informations d'identification nécessaires ;
- informations liées à la TVA lorsque concernées ;
- coordonnées de contact ;
- conditions de règlement.
Pourquoi nettoyer vos données maintenant ?
Des données incorrectes peuvent entraîner des erreurs de facturation, des difficultés de transmission ou des interventions manuelles.
Étape 4 : revoir ses processus de facturation
Une facture ne naît pas uniquement lorsque vous cliquez sur « envoyer ». Elle passe généralement par plusieurs étapes.
| Étape | Question à se poser | Objectif |
|---|---|---|
| Création | Comment la facture est-elle générée ? | Fiabiliser les informations. |
| Contrôle | Qui vérifie la facture ? | Éviter les erreurs. |
| Émission | Comment est-elle transmise ? | Respecter le circuit prévu. |
| Réception | Qui traite les factures reçues ? | Éviter les retards. |
| Suivi | Comment suivre les paiements ? | Améliorer le pilotage. |
| Archivage | Comment conserver les documents ? | Faciliter la recherche et le suivi. |
L'objectif est de déterminer quelles étapes peuvent être automatisées et quelles tâches doivent rester sous contrôle humain.
Étape 5 : préparer son organisation interne
La technologie ne règle pas tout. Une entreprise peut disposer d'un excellent outil et rencontrer malgré tout des difficultés si personne ne sait qui doit traiter les factures.
Définissez les responsabilités
- Qui crée les factures ?
- Qui les vérifie ?
- Qui les transmet ?
- Qui réceptionne les factures fournisseurs ?
- Qui contrôle les éventuelles anomalies ?
- Qui assure le suivi des paiements ?
- Qui échange avec le cabinet comptable ?
Dans une micro-entreprise ou une petite TPE, une seule personne peut évidemment assurer plusieurs de ces fonctions.
L'essentiel est que le processus soit clairement défini.
Étape 6 : choisir une solution adaptée à son entreprise
Une fois vos besoins identifiés, vous pouvez comparer les solutions disponibles et déterminer si votre environnement actuel doit être conservé, adapté ou remplacé.
Les critères à examiner
Compatibilité
La solution doit pouvoir s'intégrer dans l'environnement de facturation électronique prévu.
Simplicité
Une solution doit rester adaptée au niveau de complexité réel de votre entreprise.
Évolutivité
Elle doit pouvoir accompagner l'évolution de votre activité et de vos besoins administratifs.
Il faut également prendre en compte la gestion des données, les échanges avec la comptabilité, les fonctionnalités de suivi, l'accompagnement disponible et les modalités de support.
Faut-il changer de logiciel de facturation ?
Pas automatiquement.
Avant de changer de solution, vérifiez d'abord les possibilités offertes par votre logiciel actuel et les évolutions prévues par son éditeur.
Si votre solution ne répond pas à vos besoins futurs ou ne permet pas une intégration adaptée au nouveau fonctionnement, il peut alors être pertinent d'étudier une alternative.
Comment préparer la réception des factures électroniques ?
La réception est une partie essentielle de la réforme.
Une entreprise doit donc réfléchir non seulement à la manière dont elle émettra ses factures, mais également à la manière dont elle recevra et traitera celles de ses fournisseurs.
Préparez votre circuit de réception
- Identifier où les factures seront réceptionnées.
- Définir la personne ou le service responsable.
- Prévoir le contrôle des informations.
- Organiser la validation des factures.
- Prévoir leur transmission à la comptabilité.
- Organiser leur archivage et leur suivi.
Préparer ses données : le chantier souvent sous-estimé
Dans beaucoup d'entreprises, les difficultés ne viennent pas uniquement du logiciel. Elles viennent aussi de bases de données anciennes, incomplètes ou mal structurées.
Préparer la facturation électronique est donc l'occasion de remettre à plat les informations utilisées quotidiennement.
Audit rapide de vos données
- Supprimer les doublons clients.
- Vérifier les informations d'identification.
- Actualiser les adresses.
- Vérifier les informations de TVA.
- Contrôler les coordonnées de contact.
- Vérifier les conditions de paiement.
- Identifier les clients inactifs.
- Identifier les fournisseurs à conserver.
Préparer ses équipes et ses habitudes de travail
Une nouvelle organisation ne fonctionne que si les personnes qui l'utilisent comprennent son fonctionnement.
Même dans une petite structure, prenez le temps de définir les nouvelles habitudes à adopter.
- où consulter les factures reçues ;
- comment identifier une anomalie ;
- comment valider une facture ;
- comment suivre une facture ;
- qui contacter en cas de problème.
Checklist complète : êtes-vous prêt ?
Utilisez cette checklist pour faire un premier diagnostic de votre niveau de préparation.
✔ Outils
- Mon logiciel de facturation a été identifié.
- J'ai vérifié ses possibilités d'évolution.
- J'ai identifié les outils connectés à ma facturation.
- J'ai vérifié mes échanges avec ma comptabilité.
✔ Données
- Ma base clients est à jour.
- Mes informations d'identification sont vérifiées.
- Mes données de TVA sont correctement renseignées.
- J'ai supprimé les doublons et données obsolètes.
✔ Processus
- Mon processus de création de facture est défini.
- Le contrôle des factures est organisé.
- La réception des factures est prévue.
- Le suivi des paiements est organisé.
- L'archivage est défini.
✔ Organisation
- Les responsabilités sont clairement définies.
- Les personnes concernées savent quoi faire.
- Un processus est prévu en cas d'anomalie.
✔ Transition
- J'ai identifié les prochaines étapes.
- J'ai prévu une période de test.
- Je ne reporte pas toute la préparation à la dernière minute.
Les erreurs à éviter
Attendre le dernier moment
Plus la transition est préparée tôt, plus il est facile d'identifier les problèmes avant l'échéance.
Changer d'outil sans audit
Un nouveau logiciel ne résout pas automatiquement les problèmes d'organisation.
Négliger les données
Des informations clients incorrectes peuvent compliquer la gestion des factures électroniques.
Combien de temps faut-il pour préparer son entreprise ?
Il n'existe pas de durée universelle.
Le temps nécessaire dépend notamment de la taille de l'entreprise, du nombre de factures, du nombre de clients et fournisseurs, des logiciels utilisés et du niveau d'automatisation déjà en place.
Pour une petite entreprise, la préparation peut commencer par un simple audit de quelques heures avant de s'étendre à la mise à jour des données, au choix de la solution et aux tests.
PMG Invoicing vous accompagne dans votre transition
La préparation à la facturation électronique peut rapidement devenir complexe lorsque l'entrepreneur doit gérer en parallèle son activité, ses clients, ses fournisseurs et son administratif.
PMG Invoicing accompagne les entrepreneurs dans la mise en place d'une organisation de facturation adaptée à leur activité.
L'objectif est de vous aider à structurer les différents éléments de votre gestion de facturation : outils, données, processus et organisation.
Préparez votre facturation électronique sereinement
Vous souhaitez faire le point sur votre organisation, identifier les éléments à préparer et mettre en place une solution adaptée à votre entreprise ?
Découvrir le Pack Facturation ÉlectroniquePour aller plus loin
Les modalités de la réforme évoluant progressivement, consultez les informations officielles pour vérifier les obligations applicables à votre entreprise.
FAQ — Préparer son entreprise à la facturation électronique
Quand faut-il commencer à préparer son entreprise ?
Il est préférable de commencer suffisamment tôt pour pouvoir auditer ses outils, nettoyer ses données, revoir ses processus et tester son organisation avant l'échéance applicable.
Une TPE doit-elle se préparer dès 2026 ?
Oui. Même si l'obligation d'émission intervient à partir du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises, les entreprises concernées doivent déjà être capables de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026.
Dois-je changer de logiciel de facturation ?
Pas nécessairement. Commencez par vérifier les fonctionnalités de votre solution actuelle, ses évolutions et sa capacité à s'intégrer au dispositif de facturation électronique.
Pourquoi faut-il nettoyer les données clients ?
Des données fiables facilitent la gestion des factures électroniques et limitent les erreurs liées aux informations d'identification ou de facturation.
Que faut-il préparer en priorité ?
Commencez par réaliser un état des lieux de vos outils, puis vérifiez vos données, vos processus de facturation, votre organisation interne et les solutions nécessaires à votre transition.
La facturation électronique concerne-t-elle uniquement les factures que j'émets ?
Non. La préparation doit également intégrer la réception et le traitement des factures électroniques reçues de vos fournisseurs.
Comment savoir si mon entreprise est prête ?
Un diagnostic peut être réalisé en vérifiant quatre grands domaines : les outils, les données, les processus et l'organisation. La checklist présentée dans cet article constitue un premier niveau d'évaluation.